Slim onboarden van exposanten voor de Manufacturing Technology Conference

Portal
DATA
APPS
.NET

Mikrocentrum, platformorganisatie voor de hightech- en maakindustrie zet zich al ruim 55 jaar in voor het delen en versnellen van kennis en het creëren van verbindingen. Met opleidingen, het High Tech Platform ledennetwerk en evenementen zoals de Manufacturing Technology Conference (MTC) biedt Mikrocentrum een platform voor innovatie en samenwerking. Voor de MTC, een jaarlijks evenement dat bedrijven en professionals uit de wereld van maakbaarheid samenbrengt, zocht Mikrocentrum naar een efficiënte en foutloze manier om exposanten te onboarden. Samen met Scenius ontwikkelden ze een intelligente postergenerator die het proces naar een hoger niveau tilt.

De opdracht: postergenerator die standaard presentaties participanten faciliteert

De MTC brengt jaarlijks ruim 100 bedrijven samen die hun kennis en technologie presenteren aan duizenden bezoekers. Wat dit evenement uniek maakt, is de focus op posterpresentaties in plaats van traditionele stands. Bezoekers krijgen via deze posters direct inzicht in belangrijke aspecten van productieprocessen: van principes en kosten tot toepassingen en beperkingen.

Deze posterpresentaties bieden veel voordelen, maar brengen ook uitdagingen met zich mee. Hoe zorg je ervoor dat alle informatie consistent, correct en op tijd wordt aangeleverd? En hoe houd je als organisatie grip op het proces terwijl je een foutloze uitvoering garandeert? Om dit te realiseren, schakelde Mikrocentrum de hulp in van Scenius.

Scenius ontwierp een geavanceerde postergenerator die zowel voor exposanten als voor Mikrocentrum het proces eenvoudiger en efficiënter maakt. Het systeem biedt een volledig geautomatiseerde workflow, van input tot goedkeuring en productie.

"Scenius heeft ons maatwerk geleverd waar we enorm blij mee zijn"

- Tjeerd, Sidekix

Hoe werkt het?

Inloggen en invoeren: Exposanten loggen in op een speciaal portaal en vullen een template in met tekst en grafische elementen. Ze kunnen kiezen om een eigen ontwerp aan te leveren of gebruik te maken van de standaardtemplate. Naast de input voor de poster vraagt de applicatie ook om specifieke informatie van de exposant zoals een omschrijving van de te presenteren techniek en basisgegevens van het bedrijf.

Automatische notificaties: Zodra de input is ingevoerd, ontvangen zowel Mikrocentrum als externe reviewers een notificatie. Zij beoordelen de inhoud op technische juistheid, relevantie en visuele kwaliteit.

Revisie en goedkeuring: Eventuele opmerkingen of verbeteringen worden teruggekoppeld aan de exposant. Na revisie volgt definitieve goedkeuring.

Printklare bestanden: Na goedkeuring worden de posterbestanden in standaardformaten (bijvoorbeeld beurswanden van 220 x 250 cm) automatisch klaargemaakt voor druk. Een PDF-versie met QR-code wordt ook online beschikbaar gesteld.

Het systeem biedt Mikrocentrum via een overzichtelijk dashboard inzicht in de voortgang van alle aanmeldingen. Denk aan statussen, ontbrekende informatie en to-do-lijsten per exposant. Dit maakt het beheer van het proces niet alleen efficiënter, maar ook transparanter.

Keuze voor Scenius en de voordelen daarvan

Scenius werd gekozen vanwege haar innovatieve en flexibele aanpak. Met een Agile werkwijze, hoge beveiligingsnormen en expertise in IT-oplossingen was Scenius de ideale partner. De technische basis van de postergenerator is futureproof dankzij de inzet van Kubernetes, PostgreSQL en moderne ontwikkeltools zoals ASP.NET Core en Angular. Hierdoor is de oplossing schaalbaar en klaar voor verdere innovaties, zoals AI-integratie.

Scenius Hosting: Een duurzame en veilige keuze
De postergenerator applicatie draait op Scenius Hosting op eigen dedicated servers in een professioneel en duurzaam op windenergie draaiend datacenter. Hierdoor profiteert Mikrocentrum van een hoge mate van betrouwbaarheid, beveiliging en kosteneffectiviteit.

Voor reguliere B2B-applicaties, waar geen enorme datastromen en continu wisselende bandbreedtes vereist zijn, biedt Scenius Hosting voldoende beschikbaarheid en zekerheid tegen scherpere prijzen dan cloudhosting. Bovendien biedt het hosten van diensten op een eigen server voordelen zoals:

Volledige controle: Flexibiliteit in serverbeheer en softwareconfiguratie.
Gegarandeerde prestaties: Specifieke hardware voor optimale performance.
Betrouwbaarheid en beveiliging: Beste hardware en isolatie, met bescherming tegen DDoS-aanvallen.
Kosteneffectief op lange termijn: Goedkoper voor langdurige infrastructuren.
Geschikt voor legacy-systemen: Ondersteuning voor verouderde applicaties.
Naleving van regelgeving: Voldoen aan regelgeving voor eigen apparatuur.

Voor Mikrocentrum betekent deze samenwerking niet alleen duurzame hosting, maar ook directe toegang tot een eigen engineer in geval van storingen of calamiteiten.

De postergenerator heeft zowel voor exposanten als voor Mikrocentrum duidelijke voordelen opgeleverd:

Efficiëntie: De geautomatiseerde workflows hebben het onboardingproces drastisch versneld.
Uniformiteit: Alle posterpresentaties zijn visueel en inhoudelijk consistent, wat de kwaliteit van de conferentie verhoogt.
Tijdbesparing: Zowel MTC als de exposanten besparen veel tijd doordat handmatige stappen zijn vervangen door een digitaal proces.
Gebruiksvriendelijkheid: Exposanten ervaren minder stress en hebben een helder stappenplan voor het aanleveren van hun materiaal.
Professionele uitstraling: Gestandaardiseerde designs en een strakke planning resulteren in een uniforme, professionele presentatie.

Eindresultaat en vervolgstappen

Na de succesvolle toepassing van de postergenerator bij de MTC kijkt Mikrocentrum nu naar mogelijkheden om dit model ook in te zetten bij andere evenementen en congressen. Daarnaast bieden AI-tools kansen om processen verder te automatiseren en optimaliseren.

Met de samenwerking tussen Mikrocentrum en Scenius is een solide basis gelegd voor efficiënter eventmanagement in de maakindustrie. Deze innovatieve aanpak zet een nieuwe standaard voor het onboarden en presenteren van exposanten.

Meer weten over het slimmer onboarden en standaardiseren van output voor uw organisatie?

Het organiseren van een beurs, congres, lezing, expositie, klantendag of ander event is een complex en tijdrovend proces. Veel onderdelen, zoals het verzamelen en standaardiseren van informatie, kunnen echter grotendeels worden geautomatiseerd. Dit geeft u meer tijd en ruimte om te focussen op de promotie en inhoud van het evenement.

Scenius beschikt over de expertise en ervaring om u op managementniveau te adviseren. Wij bieden niet alleen inhoudelijke ondersteuning, maar ook concrete voorstellen en een daadkrachtige uitvoering om uw evenement tot een succes te maken. Neem contact op met Scenius en ontdek hoe wij jouw visie kunnen vertalen naar krachtige, op maat gemaakte softwareoplossingen.